Privacy Policy
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個人情報保護方針
Pole&Line合同会社(以下「当社」という)は、個人情報の取り扱いにあたり「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という)を遵守し、個人情報を適正かつ安全に取り扱うため、個人情報及び特定個人情報保護方針を策定し個人情報の保護に努めます。
1. 関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」及び「番号法」その他関連法令・ガイドライン等を遵守いたします。
2. 個人情報の取得及び利用について
当社は、個人情報の利用目的を具体的に特定し、その特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用いたします。
①人材紹介、採用コンサルティング、採用代行における履歴書・職務履歴書に含まれる個人情報
・当社の業務を行う上で、採用企業へ本人に代わり、選考に必要な情報を提供
②お取引先様各社、他社の役員・社員等の方に関する個人情報
・業務上必要な諸連絡・商談等
・取引先情報管理、支払
・収入処理
③お取引先様から委託を受けた個人情報
・委託業務に関する契約の履行
④採用応募者・雇用者・退職者に関する個人情報
・採用応募者(インターンシップを含む)への採用情報等の提供・連絡
・当社での採用業務管理、雇用管理
・退職者への情報提供および連絡など
3. 委託について
当社は、上記利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の記載されているデータに関わる業務を外部に委託する場合は、当社の厳正な管理のもとで行い、規模及び実態に応じ委託処理の透明化を進め、情報漏洩のないよう、その保護に努めます。
4. 安全管理措置に関する事項
当社は、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、個人情報の取扱いに関する規定等を定め、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理体制を構築し、着実に運用するとともに、継続的に改善して参ります。ただしご提供いただいた個人情報の内容が正確かつ最新であることについては、ご提供いただいた個人が責任を負うものとします。
①基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定。
②個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定。
③組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備。
個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(個人情報保護委員会)を審査基準としたJAPHIC マークの外部審査受審。
④人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施。個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載。
⑤物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施。
⑥技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入。
5. 個人情報の第三者への開示・提供について
当社は、ご本人の同意を得ている場合や以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することは致しません。
①法令に基づいて個人データを提供する場合
②人(法人を含む。 )の生命、身体又は財産といった具体的な権利利益が侵害されるおそれがあり、これを保護するために個人データの提供が必要であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
③公衆衛生の向上又は心身の発展途上にある児童の健全な育成のために特に必要な場合であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
④国の機関等が法令の定める事務を実施する上で、民間企業等の協力を得る必要がある場合であって、協力する民間企業等が当該国の機関等に個人データを提供することについて、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 保有個人データに関する事項の周知について
利用目的の通知、開示(第三者提供記録の開示を含む)、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消却又は第三者への提供の停止(以下「開示等」という。)の請求を行う場合は、以下の事項をご確認のうえご請求ください。なお、保有個人データに該当しない個人情報であっても、本人から求められる開示等の請求などの全てに応じることができる権限を当社が有する場合、保有個人データと同様にお取り扱いいたします。
①事業者の名称及び住所、代表者名
Pole&Line合同会社
東京都渋谷区恵比寿西1丁目4-2 川田ビル 5F
代表社員 斉藤正樹
②個人情報保護管理者の職名及び連絡先
個人情報保護管理者
https://pnl.co.jp/contact/
③全ての保有個人データの利用目的
「2. 個人情報の取得及び利用について」を参照ください。
④保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
以下の9に掲げるお問い合わせ窓口までお申し出ください。
7. 開示・訂正・利用停止・苦情処理等について
当法人が保有する個人情報について、個人情報保護法に基づく開示・訂正及び利用停止等のご請求を頂いた場合、ご本人であることを確認のうえ、関係する法令に従い適切に対応いたします。個人情報に関するこれらご請求並びに苦情処理等につきましては、9.のお問い合わせ窓口までご連絡をお願いいたします。
【開示等の手続きの方法】
①開示等の求めの手続ができる方
・ご本人様
・ご本人様が未成年者または成年被後見人の場合はご本人様の法定代理人
・開示等の求めの手続についてお客さまご本人が委任した代理人
②開示等の求めの際の必要書類
<ご本人様が手続きされる場合>
・当社所定の開示等申請書
・本人確認書類(次のいずれかの書類「旅券、運転免許証、外国人登録証明書、特別永住者証明書、学生証、健康保険、国民健康保険または船員保険等の被保険者証、会社の身分証明書または公の機関が発行した資格証明書で写真付のもの」)
<代理人の方が手続をされる場合>
・当社所定の開示等申請書
・本人確認書類(ご本人様・代理人様分両方)
・当社指定の委任状
③開示等の求めの受付先
以下の9に掲げるお問い合わせ窓口よりご連絡ください。
④開示等の手数料
個人情報の開示・利用目的の通知の回答を郵送で希望される場合、1回のご請求ごとに、1000円(税別)をいただきます。ご郵送にて切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。
⑤開示等に対する回答の方法・時期等
本人様の個人情報である事が確認できましたら、次の場合を除き、合理的期間内に、本人様あて、書面(郵送または電子的方法)にてご回答いたします。回答ができない場合には、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。
・自己が識別される保有個人データの利用目的が明らかである場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当該個人情報取扱事業者の権利又は利害が侵害されるおそれがある場合
・法令の定める事務を実施する上で、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
⑥「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいた方との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、一年間保存し、その後破棄させていただきます。
※特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上で開示いたします。
8. お問い合わせ窓口
Pole&Line合同会社 個人情報苦情・相談窓口
営業時間 10:00~17:00(年末年始及び土日祝祭日を除く)
郵送: 〒150-0021 東京都渋谷区恵比寿西1丁目4-2 川田ビル 5F
9. 認定個人情報保護団体について
当者社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者です。
個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせはこちらをご確認ください。
JAPHIC苦情相談窓口
https://japhic.or.jp/contact/
※当社のサービスに関する問い合わせ先ではございません。
制定:2018年5月1日
改定:2024年3月1日